Consultoría Administrativa - Organización del Día Mundial de la Libertad de Prensa

OVERVIEW

Parent Sector : Field Office

Duty Station: Santiago

 

Classification of duty station: [[filter12]]

Standard Duration of Assignement : [[filter13]]

Job Family: Communication and Information

Type of contract : Non Staff

Duration of contract : From 1 to 6 months

Recruitment open to : External candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 04-MAR-2024

 

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

 

Antecedentes

Entre el 2 y el 4 de mayo, Chile y la UNESCO acogerán la trigésima primera Conferencia del Día Mundial de la Libertadde Prensa (WPF 2024)

El Día Mundial de la Libertadde Prensa estará dedicado a la importancia del periodismo y la Libertad de expresión en el contexto de la actual crisis medioambiental mundial. Más información en la nota conceptual aquí.

La 31ª edición del Día Mundial de la Libertadde Prensa destacará el importante papel que desempeña la prensa, el periodismo, el acceso y la difusión de la información para garantizar y asegurar un futuro sostenible que respete los derechos de las personas y su diversidad de voces, así como la igualdad de género.

Este día servirá como plataforma para reunir a personas clave y reflexionar sobre el papel fundamental del periodismo y la información confiable en la protección de nuestro planeta; así como para debatir temas como:

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- La importancia de información confiable y veraz, especialmente la que denuncia e investiga la crisis medioambiental y sus efectos.

- La violencia a la que se enfrentan las personas periodistas y trabajadoras de medios de comunicación al promover el desarrollo sostenible y la protección del medio ambiente, fomentando una perspectiva de género que promueva un discurso periodístico no sexista.

- El apoyo a los medios de comunicación para reforzar sus capacidades institucionales, para informar sobre el cambio climático y las crisis medioambientales, prestando especial atención en su viabilidad.

- La información errónea y la desinformación sobre cuestiones medioambientales y su impacto en el apoyo público y político a la acción climática, las políticas eficaces y la protección de las comunidades vulnerables afectadas por el cambio climático.

- Recordar la Declaración de Santiago, que resalta la importancia de respetar el pluralismo de los medios de comunicación y la diversidad cultural, lingüística y de género como factor fundamental de sociedades democráticas y que debe reflejarse en todos los medios de comunicación.

- El papel de otras voces críticas, como las de científicos y artistas.

- La urgencia de hacer frente a las oleadas masivas de desinformación e información errónea sobre la actual crisis medioambiental mundial ocupará un espacio destacado en el orden del Día del próximo año.

 

 

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Principales responsabilidades

El consultor, bajo la autoridad de la directora de la Oficina Regional Multisectorial de la Unesco en Santiago y la supervisión del Jefe de Educación de la Oficina, será responsable de preparar, gestionar y organizar todos los aspectos administrativos, de producción y logísticos previos, durante y posterior a la Conferencia Mundial deLibertad de Prensa (WPF 2024) que se celebrará en Santiago el 2-4 de mayo de 2024. Las tareas incluirán, entre otras, la prestación de los siguientes servicios y tareas/entregables:

-Proporcionar asistencia a la UNESCO en la organización WPF 2024 previo, durante y posterior al evento, vale decir:

-Servir de apoyo en el enlace con la producción de WPF 2024, coordinando y asistiendo los distintos requerimientos como vuelos, gestión de base de datos de los invitados, y producción en general del WPT 2024.

-Brindar apoyo con solicitudes de visa, reservas de vuelos para invitados especiales y panelistas y otros arreglos de viajes internacionales.

-Apoyo en la generación y actualización de bases de datos de diversos actores para asegurar la asistencia de público en las diversas actividades del evento.

-Ayudar con el proceso de inscripción, respondiendo a cualquier solicitud de los participantes. Después de la conferencia, redactar los informes correspondientes incluyendo información sobre la asistencia general a la Conferencia y cerrar cualquier proceso administrativo pendiente.

-Coordinación de reuniones con diversos actores del área de la comunicación, relaciones internacionales, gobierno y academia, entre otros actores de la sociedad civil.

-Monitorear las disposiciones de seguridad para el evento y el enlace con el UNDSS y el punto focal de seguridad en la Oficina  de la UNESCO.

 

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-Seguimiento y preparación de itinerarios y agendas; proporcionar/aclarar información; y preparar la documentación necesaria que se requiera.

-Asegurar que los invitados estén en las actividades asignadas.

-Manejo de protocolo y recepción de participantes VIP. Garantizar que la disposición de los asientos para los participantes VIP en cada sesión plenaria y paralela esté organizada adecuadamente, incluida la colocación de tarjetas con sus nombres en las mesas.

-Garantizar que las distintas actividades y su difusión presencial y online sean concretadas con estándares de calidad propias de un evento de este tipo.

-Buscar, localizar, recopilar, revisar y actualizar información para armar minutas y datos en la elaboración de documentos temáticos sobre el WPF 2024, planes de trabajo, contratos y presupuestos.

-Servir de enlace con los socios del Día Mundial de la Libertadde Prensa, asimismo con aquellos que estén organizando eventos independientes “fuera del campus” en Santiago en las fechas. Apoyar y dar seguimiento a los socios según corresponda en relación con la coordinación de sus eventos; establecer enlace con socios fuera de Santiago sobre posible cooperación y apoyo logístico.

-Contribuir a la preparación de escenarios, comunicarse con moderadores y oradores, y preparar los guiones detallados para plenarias y discursos para DG y ADG, entre otras personas.

-Asegurar y confirmar que el lugar y el menú de las pausas para el café, almuerzos y cenas estén organizados de acuerdo con las especificaciones y estén listos según sea necesario y según el cronograma especificado.

-Garantizar que todos los participantes reciban la información sobre la recepción y los eventos como parte de su paquete de información.

-Garantizar que el lugar esté limpio y bien preparado/decorado en las distintas instancias. Asegurar el diseño, impresión y montaje de los distintos espacios designados tengan el branding de la Unesco.

-Proporcionar actualizaciones periódicas al equipo del Día Mundial de la Libertadde Prensa en la Sede de la UNESCO y realizar otras tareas según se le solicite.

-Cualquier otra actividad que sean necesaria.

COMPETENCIES (Core / Managerial)Accountability (C)Communication (C)Innovation (C)Knowledge sharing and continuous improvement (C)Planning and organizing (C)Results focus (C)Teamwork (C)Professionalism (C)-For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.CALIFICACIONES REQUERIDAS

Calificaciones académicas: educación secundaria, técnica o vocacional completa.

Años de experiencia laboral relevante: 6 años de experiencia laboral relevante en la producción de eventos masivos, preferiblemente de carácter internacional.

Competencias:

-Buenas habilidades interpersonales y de comunicación, incluidas buenas habilidades de redacción en inglés y/o francés.

-Capacidad para redactar correspondencia y corregir documentos.

-Buenas habilidades de organización y coordinación de eventos masivos

-Discreción y capacidad para tratar eficientemente y con tacto con personas de diferentes orígenes culturales.

-Diplomacia y cortesía al tratar con socios externos e internos que solicitan información.

-Flexibilidad para ajustar los horarios y prioridades de trabajo y capacidad para trabajar eficazmente bajo presión.

-Buenos conocimientos de informática, dominio del uso de MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.).

Condiciones de la contratación

Fecha estimada comienzo contrato: Marzo 2024.

Modalidad de trabajo: La persona elegida tendrá una modalidad de trabajo a distancia, con reuniones presenciales de trabajo, por lo que se espera pueda trasladarse a la oficina de la UNESCO en Santiago para dichas reuniones.

Productos: El pago de honorarios se realizará contra entrega satisfactoria de los siguientes productos. Las fechas de entrega se establecerán al comienzo de la consultoría.

1-Presentar a la Oficina de la UNESCO en Santiago un informe detallado relacionado con las actividades previas al WPF con relación a producción (inscripciones, generación de base de datos, coordinación de reuniones con cancillería, productora y otros actores de la sociedad civil, entre otras actividades)       

2-Informe de progreso detallado sobre las acciones tomadas y las cuestiones pendientes por abordar y presentar a la Oficina de la UNESCO en San Santiago la lista de los participantes confirmados hasta la fecha.        

3-Reporte final.      

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO careers website. No modifications can be made to the application submitted.

The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview. 

UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates.

Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided.

Footer

UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States (last update here) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts.

UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.